1.主动性和计划性
有关客户的信息是大量而分散存在的，客户的每一个行为都在传递某种信息，有时他们自己也未意识到这一点。因此，这就要靠企业销售人员等有关人员主动地、有意识地去收集这些信息，而不是等客户提出需求或意见时才作记录。同时，由于客户信息产生和存在的分散性，为了有效、全面地收集这些信息，还必须有计划性，使档案工作有明确的负责人、工作内容和时间进度安排等。
2.适用性和及时性
建立客户档案是为了用于企业营销决策和策略。所以，无论是选择客户档案的类型还是确定收集信息内容，都必须使之适应管理决策和制定策略的实际需要，保证客户管理工作有目的、有针对性地进行。建立和管理客户档案还必须具有时间意识，以适应市场竞争和客户情况的不断变化，随时反映客户的动态信息，有利于企业及时采取对策，调整策略，取得竞争优势。而拖延和滞后信息往往还使企业错过良好的市场机会，以致在竞争中处于不利地位。
3.完整性和一致性
为了全面反映企业各类客户情况，以及便于客户档案的使用和不断完善，还应注在建档过程中的完整性和一致性。从完整性方面看，就是要使客户档案在种类、内容方面齐全完整，使其成为一个有机整体，并系统地反映企业客户类别层次及每一个层次的信息内容结构等。保持客户档案的一致性也是十分重要的，这不仅关系到客户信息的质量，还关系到客户信息的分析利用。只有明确规定客户档案的内容标准、层次和分类标准等，才能够对不同客户、不同事件的信息进行数据处理，进行分析比较，从而得出科学的结论，并将其用于管理决策。
4.价值性和优化性
建立客户档案，应充分利用各种客户信息来源，收集有价值的客户信息，但要注意保证档案信息的质量。例如，对从不同来源取得的同种信息进行比较核查，跟踪信息利用结果等，以确定各类信息的真正价值。此外，还要在客户信息价值分析的基础上，根据企业发展目标、市场形势变化等进行信息的优化。当客户档案发展到一定规模时，档案管理的重点应当从数量转向实用价值，适时进行客户档案的筛选和重点补充，实现既控制档案管理成本，又保证满足管理决策的需要，提高档案管理的经济效益。
5.档案保密与法律保护
客户档案是企业的宝贵财产，所以在建立和管理客户档案过程中，应时刻注意对客户档案的保护。首先，应在建立档案的同时建立档案保管和保密制度，明确规定档案保管方法和使用范围、查阅手续等，并采取相应措施防止客户名单等信息遗失和披露。同时，要积极寻求客户档案的法律保护。在采取保密措施的条件下，客户档案成为企业商业秘密的一个重要组成部分。所以，一旦发现非法披露、使用本企业客户名单等行为，可以及时投诉工商管理部门，以争取得到法律保护，制止和处罚这种不正当竞争行为，以补偿和保护企业的经济利益。
